員工建檔與管理都在「人資薪資（hrlab）」模組，側邊選單「管理功能」區的「員工管理」（路徑 /hrlab/employees）。只有管理員能看到這個功能。
員工列表
- 進入「員工管理」，上方是搜尋框（可用姓名或 email 搜尋），下方表格列出每位員工的姓名／email、部門／職位、角色與狀態徽章（管理員會顯示「管理員」徽章、Super Admin 顯示對應徽章；帳號目前無法登入時會另外顯示紅色「停用」徽章）。
- 點姓名或右側「查看」都會進入該員工的編輯頁。
- 右上角有兩個建立帳號的入口：「邀請員工」與「新增員工」，差別看下面兩節。
新增員工（管理員直接建立帳號）
- 按「新增員工」（路徑
/hrlab/employees/new）。 - 「基本資料」：姓名、Email、員工編號（自訂工號，需手動輸入）、密碼（直接設定這個員工的登入密碼）、角色（員工／管理員）、聯絡電話、身分證字號。
- 「勞工資料」：出生日期、到職日期、僱用型態（全職／兼職／約聘）、部門、職位／職稱、地址。
- 「緊急聯絡人」：姓名、電話。
- 「銀行帳戶」：薪資匯款用的帳號。
- 按「新增」建立帳號。建立後系統會自動寄一封歡迎信到員工的 email，內容包含員工編號與剛剛設定的密碼，員工可以直接拿去登入；如果員工說沒收到信，管理員可以直接把員工編號與密碼手動告訴對方。
邀請員工（寄邀請信，員工自己設密碼）
- 按「邀請員工」（路徑
/hrlab/employees/invite）。 - 填姓名、Email、角色（員工／管理員），按「寄送邀請」。
- 系統會寄出邀請信到對方信箱，同時畫面也會顯示一次性的邀請連結，可以按「複製邀請連結」另外用其他管道（例如公司內部通訊軟體）傳送備援；這個連結只會顯示這一次，離開頁面後無法再找回，但可以隨時回來這頁重新寄一次。
- 對方點連結會進入「接受邀請」頁，看到公司名稱與自己的姓名、Email，自行設定密碼即完成帳號建立並直接登入。透過邀請建立的帳號，員工編號由系統自動產生，不需要手動輸入，之後也無法在編輯頁修改。
- 頁面下方「待處理的邀請」列表可以看到還沒被接受的邀請，各自顯示到期日；按「撤銷」可以在對方使用前作廢這個邀請。
編輯員工資料
- 從員工列表點進某位員工（路徑
/hrlab/employees/[id]）。 - 上方卡片顯示姓名、角色徽章、狀態徽章、員工編號（員工編號僅供顯示，無法在此修改）。
- 管理員還會看到「薪資與勞健保」卡片與「特休假（年假）」卡片，詳見〈薪資與勞健保設定〉；再往下才是可以修改的基本資料表單。
- 「基本資料」可改姓名、Email、角色、聯絡電話、身分證字號；「勞工資料」可改出生日期、到職日期、離職日期、僱用型態、部門、職位／職稱、地址；下面還有「緊急聯絡人」「銀行帳戶」。改完按「儲存」。
離職設定
- 在編輯頁「勞工資料」填上「離職日期」，頁面會提示：「填寫離職日後，該員工當月薪資會以離職日按日比例計算。」也就是離職當月的薪資會照實際在職天數比例計算，不會整月照算。
- 填離職日期本身不會把帳號停用或擋登入，它只影響薪資按比例試算。若需要真正停用帳號（不能再登入），目前介面尚未提供操作按鈕，請聯絡系統支援協助處理。
注意事項
- 新增／邀請時「角色」只能選「員工」或「管理員」；員工編號一經建立無法在編輯頁面更改。
- 新增與邀請都會檢查公司方案的人數上限，超過上限會被拒絕；其中「邀請」會把尚未被接受的待處理邀請也算進佔用名額（每封待處理邀請預留一個名額），「新增員工」則只計算現有員工數。
- 邀請連結 7 天內有效，過期需要重新邀請一次；同一個 email 若還有尚未過期的邀請，會提示「此 Email 已有未處理的邀請」，不能重複發邀請。
- 「停用」紅色徽章代表帳號目前無法登入，但目前的介面沒有讓管理員自行切換這個狀態的按鈕；離職日期只影響薪資試算，不等於停用帳號。